Buttons sortiert konfektionieren lassen für Events

Buttons sortiert konfektionieren lassen für Events

Bei Veranstaltungen, Firmenaktionen, Messen oder größeren Kampagnen reicht es oft nicht, Buttons einfach nur in einem Karton zu liefern. Werden mehrere Motive, Teams, Standorte oder unterschiedliche Stückzahlen benötigt, spart eine vorbereitete Sortierung viel Zeit.

Buttons sortiert konfektionieren lassen bedeutet, dass Ihre Ansteckbuttons bereits nach Motiv, Menge, Abteilung oder Einsatzort zusammengestellt werden. So erhält jedes Team genau die Buttons, die tatsächlich benötigt werden.

Das ist besonders bei größeren Auflagen sinnvoll, bei denen die Verteilung vor Ort schnell und ohne zusätzliches Sortieren funktionieren soll.

Wann ist eine sortierte Button-Konfektionierung sinnvoll?

Bei einer einzigen Auflage mit nur einem Motiv genügt meist eine gemeinsame Verpackung. Anders sieht es aus, sobald mehrere Designs oder Empfängergruppen zusammenkommen.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Firmenveranstaltungen

• Messen und Kongresse

• Vereinsveranstaltungen

• Schulen und Bildungseinrichtungen

• politische Kampagnen

• Filialaktionen

• Promotionaktionen

• Festivals

• Merchandise-Sets

• Mitarbeiterveranstaltungen

Fragen zu Stückzahlen, Größen, Befestigungen oder der Planung größerer Button-Auflagen? Eine Übersicht finden Sie in unserem Buttons-Wissen mit 50 Fragen und Antworten .

Wer beispielsweise mehrere verschiedene Ansteckbuttons bestellen möchte, kann diese direkt nach Motiven oder Verwendungszweck sortieren lassen.

Dadurch entfällt das spätere Öffnen, Zählen und Neuverteilen großer Kartons.

Buttons sortiert konfektionieren lassen: So funktioniert es

Entscheidend ist zunächst, nach welchem Kriterium Ihre Buttons sortiert werden sollen.

Mögliche Varianten sind beispielsweise:

Nach Motiv

Motiv A wird separat von Motiv B und Motiv C verpackt.

Nach Team

Zum Beispiel:

• Team Empfang

• Team Verkauf

• Team Technik

• Team Organisation

Nach Standort

Ideal für Unternehmen mit mehreren Filialen oder Veranstaltungsorten.

Beispiel:

• Berlin – 200 Stück

• Hamburg – 150 Stück

• Köln – 300 Stück

• München – 250 Stück

Nach Teilnehmergruppe

Zum Beispiel Besucher, Crew, Presse, Speaker oder VIP.

Je genauer diese Angaben vor Produktionsbeginn feststehen, desto einfacher lässt sich die Konfektionierung umsetzen.

Verpackungseinheiten vorher festlegen

Neben der Sortierung ist auch die Stückzahl pro Verpackungseinheit wichtig.

Ein Beispiel:

Motiv A:
5 Beutel mit jeweils 50 Buttons

Motiv B:
3 Beutel mit jeweils 100 Buttons

Motiv C:
10 Beutel mit jeweils 25 Buttons

Für Schulen können beispielsweise komplette Klassenpakete vorbereitet werden. Für Messen wiederum einzelne Pakete für verschiedene Messetheken oder Mitarbeitergruppen.

Bei einer Kampagne können Buttons nach Regionen, Aktionsstandorten oder Teams zusammengestellt werden.

Gerade bei größeren Aktionen lässt sich dadurch viel organisatorischer Aufwand vermeiden.

Klare Kennzeichnung verhindert Verwechslungen

Sind mehrere ähnliche Motive vorhanden, sollte jede Verpackung eindeutig beschriftet werden.

Statt interner Kürzel wie „A17-B“ sind verständliche Bezeichnungen besser:

• Team Empfang – 100 Stück

• Standort Köln – Motiv Rot – 250 Stück

• Messe Counter 1 – 50 Stück

• Mitarbeiter – Motiv Logo – 300 Stück

Dadurch können auch Mitarbeiter, die nicht unmittelbar an der Bestellung beteiligt waren, die Pakete problemlos zuordnen.

Ideal für Messen und Veranstaltungen

Gerade bei großen Veranstaltungen müssen Materialien schnell verteilt werden.

Wenn mehrere hundert oder mehrere tausend Buttons ungeordnet geliefert werden, beginnt häufig kurz vor Veranstaltungsbeginn das Sortieren.

Das lässt sich vermeiden.

Für einen Messeauftritt können beispielsweise bereits folgende Sets vorbereitet werden:

• Empfang: 100 Buttons

• Promotionteam: 250 Buttons

• Verkauf: 100 Buttons

• Reserve: 50 Buttons

Wer Buttons speziell für Messen einsetzen möchte, findet weitere Informationen in unserem Beitrag über Messe-Buttons.

Buttons für Kampagnen vorkonfektionieren

Auch bei größeren Werbe- oder Informationskampagnen spielt die Verteilung eine wichtige Rolle.

Angenommen, 5.000 Buttons sollen an zehn verschiedene Standorte geliefert oder innerhalb eines Unternehmens weiterverteilt werden.

Statt einer einzigen Gesamtmenge können beispielsweise zehn Pakete mit jeweils 500 Buttons vorbereitet werden.

Bei unterschiedlichen Motiven kann die Verteilung noch genauer erfolgen.

Dadurch lassen sich Kampagnenmaterialien direkt an die jeweiligen Teams weitergeben.

Weitere praktische Hinweise finden Sie auch in unserem Ratgeber Buttons für Kampagnen richtig einsetzen.

Mehrere Motive gemeinsam produzieren

Bei Veranstaltungen werden häufig unterschiedliche Motive benötigt.

Zum Beispiel:

• verschiedene Abteilungen

• unterschiedliche Teilnehmergruppen

• mehrere Sponsoren

• verschiedene Aktionsmotive

• Namensvarianten

• unterschiedliche Farben

In diesem Fall sollte bereits bei der Bestellung festgelegt werden, welche Stückzahl von welchem Motiv benötigt wird.

Je klarer die Daten strukturiert sind, desto einfacher können Produktion und Konfektionierung durchgeführt werden.

Bei personalisierten Motiven oder Namensbuttons sollten Namenslisten und Schreibweisen deshalb vor Produktionsbeginn vollständig geprüft werden.

Die richtige Button-Größe auswählen

Auch die Größe sollte zum späteren Einsatzzweck passen.

Ein kleines Firmenlogo benötigt weniger Fläche als ein längerer Kampagnenslogan.

Klassische Metall-Ansteckbuttons sind beispielsweise in unterschiedlichen Größen erhältlich und eignen sich für Unternehmen, Veranstaltungen, Vereine und Promotionaktionen.

Wenn Sie noch nicht sicher sind, welche Variante für Ihr Projekt geeignet ist, finden Sie weitere Informationen in unseren FAQ zu Buttons.

Reserve für Veranstaltungen einplanen

Bei Veranstaltungen sollte die bestellte Stückzahl nicht exakt der erwarteten Teilnehmerzahl entsprechen.

Kurzfristige Teilnehmer, zusätzliche Mitarbeiter oder beschädigte beziehungsweise verlorene Buttons können zusätzlichen Bedarf verursachen.

Eine kleine Reserve ist deshalb sinnvoll.

Beispiel:

Geplant sind 500 Teilnehmer.

Statt exakt 500 Buttons zu bestellen, kann eine zusätzliche Reserve eingeplant werden.

Wie hoch diese sein sollte, hängt von Veranstaltung und Einsatzbereich ab.

Besonders bei Veranstaltungen mit mehreren Ausgabestellen erleichtert eine separate Kennzeichnung der Reserve die Organisation.

Sortierte Buttons für Firmen und Filialen

Auch Unternehmen mit mehreren Niederlassungen profitieren von vorkonfektionierten Einheiten.

Ein Beispiel:

Ein Unternehmen bestellt 10.000 Firmenbuttons für eine bundesweite Aktion.

Benötigt werden:

• Berlin: 1.500 Stück

• Hamburg: 1.000 Stück

• Köln: 1.250 Stück

• München: 1.500 Stück

• weitere Standorte: unterschiedliche Mengen

Werden diese Buttons bereits nach Standort vorbereitet, müssen sie in der Zentrale nicht erneut gezählt und verteilt werden.

Das reduziert Arbeitsaufwand und Fehlerquellen erheblich.

Druckdaten bei mehreren Motiven sauber vorbereiten

Je mehr unterschiedliche Designs produziert werden, desto wichtiger sind sauber vorbereitete Druckdaten.

Dabei sollten insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

• Motivgröße

• Randabstände

• Auflösung

• Schriften

• Logo-Position

• Farbwirkung

• Zuordnung der einzelnen Motive

Bei buttons.de können Druckdaten geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Dadurch lassen sich insbesondere bei zusammengehörenden Motivserien einheitliche Ergebnisse erzielen.

Häufige Fehler bei der Konfektionierung vermeiden

Einer der häufigsten Fehler sind ungenaue Mengenangaben.

Eine Formulierung wie:

„Bitte einige Buttons von jedem Motiv separat verpacken“

ist nicht eindeutig genug.

Besser:

Motiv A: 5 Beutel × 20 Stück
Motiv B: 3 Beutel × 50 Stück
Motiv C: 2 Beutel × 100 Stück

Auch die Summe aller Teilmengen sollte vor Produktionsbeginn geprüft werden.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Zeitplan.

Individuelle Sortierung und Konfektionierung benötigt zusätzliche Abstimmung. Bei Veranstaltungen mit festem Termin sollten deshalb Druckfreigabe, Produktion, Verpackung und Versand frühzeitig eingeplant werden.

Buttons sortiert konfektionieren lassen und direkt einsetzen

Eine durchdachte Konfektionierung macht aus einer größeren Buttonauflage ein sofort einsetzbares Aktionsmaterial.

Statt tausende Buttons nach der Lieferung selbst zu zählen und zu sortieren, können Einheiten bereits nach Motiv, Standort, Team oder Stückzahl vorbereitet werden.

Das ist besonders sinnvoll für:

• Firmen

• Veranstaltungen

• Messen

• Vereine

• Schulen

• Kampagnen

• Wiederverkäufer

• Filialaktionen

Sie planen eine größere Auflage oder benötigen mehrere Motive und unterschiedliche Verpackungseinheiten?

Kontaktieren Sie buttons.de und teilen Sie uns Motive, Gesamtmenge und gewünschte Aufteilung mit.